USC在校生如何办理校外实习CPT —具体的步骤要求和一些个人经验技巧

现在到了申请校外实习的高峰期,很多获得了带薪实习的同学问我应该如何办理CPT,在接下来的内容中我将详细介绍办理的基本步骤和自己在整个过程中获得的一些个人经验。(只有带薪(Paid)实习或者无薪(Unpaid)实习但需要减免学分(Reduced Course Load, RCL)的学生才需要办理CPT,普通无薪(Unpaid)实习的学生不需要办理,但本文在个人经验部分也会分享一些如何找到带薪实习的经验,希望对读者有所帮助。
在开始之前,我首先介绍一下两份文件:Summer 2012 CPT(图1)和 Curricular Practical Training (CPT) for F-1 Students (图2 至 图6),第一份文件能在工程学院OHE 106拿到,第二份文件能在位于STU 300 的OIS办公室柜台前拿到,以下所有具体步骤要求均基于这两份文件写成。同时需要行进说明的是,以下所有步骤和要求只完全适用于VITERBI工程学院的学生,其他学院在要求和一些申请过程会有一些细微差别(举几个例子:某些学院会要求在申请之前需要有200个小时的社区公益服务时间,某些学院会要求在注册一个学分之后要另外交$1000左右的费用,同时非VITERBI学院的学生注册课程的课程号也不同),因此非VITERBI学院的学生申请时请找到具体负责CPT的ADVISOR咨询具体情况。但是,因为移民局发给OIS的文件的要求都是一样的,所以在除去某些学院上的细微差别之后,总体流程是不变的,同时也可以将总流程外推至包括USC在内的所有美国大学。


图1


图2


图3


图4


图5


图6
简介
1. 办理Working Permit的重要性
任何性质的工作都要Working Permit, 国际学生只有一般只有两种方法获得Working Permit,一个是在校期间的CPT,一个是毕业之后的OPT. 无论有没有薪资工作都需要申请CPT或者OPT,否则入职时将无法填写雇佣文件(比如I9或者W4),是非法的,另外获得Working Permit是一种自我保护的手段,一般雇主都会给员工办保险,这样在工作期间发生工伤或其他安全事故是有保障的。一旦被劳工局或者移民局查到没有非法工作的话,学生将被驱逐出境,会在SEVIS上留下不良记录,将来将难以获得入境签证。此外,雇主将被吊销税号,取消营业资格,这是非常严重的。

2. 对CPT的解释
Wikipedia 对CPT的解释:http://en.wikipedia.org/wiki/Curricular_Practical_Training
Curricular Practical Training,简称CPT,其目的是为持F-1签证的留学生提供参加与本专业相关的带薪实习的资格。
CPT又分兼职(Part-time)CPT和全职(Full-time)CPT
兼职(Part-time)CPT的每周工作时间不得多于20个小时,同时申请人在CPT的时间内必须保持全职(Full-time)学生的身份。兼职CPT不影响OPT(Optional Practical Training)的申请。兼职CPT的申请时间是:秋季学期,春季学期,暑假。
全职(Full-time)CPT的每周工作时间可以多于20个小时,但是假如申请人的全职CPT时间大于等于十二个月,那么他就不能申请OPT。全职CPT申请有以下条件:1.仅限于暑假,或者2. 在申请人完成所有课程和毕业论文答辩之后(仅限于研究生),或者3. 申请人是兼职学生并此学期是最后一个学期。

要求
资格要求
1. 保持全职(Full-time)学生身份至少9个月。

2. 成绩要求(举个例子:Viterbi学院要求学生的GPA成绩必须高于3.0才能申请CPT,见网站http://viterbi.usc.edu/students/phd/cpt.htm 第9条)。

3. 获得与本专业相关公司的聘用函( Letter)。

4. 注册CPT课程。

文件要求
1. CPT申请表(图5, OIS柜台取得)。

2. 有Advisor 签名的Advisor表(图6, OIS柜台取得)。

3. 注册CPT课程。

4. (非必要,具体情况请咨询Advisor)学分减免(RCL)表。

聘用函(Offer Letter)要求(重点,请仔细阅读)
1. 学生姓名和地址(与申请表相同)。

2. 公司地址。

3. 对申请人工作职位的详细描述。

4. 每周的工作时间。

5. 工作的开始和结束日期(2012年的CPT的具体开始和结束日期在图1中的最后部分,并且每年不一定相同,具体时间以学校要求为准)。

工作要求
1. 提交申请的四个工作日之后得到的一份CPT I-20表。

2. 雇用公司在申请人开始工作之后对申请人的工作资格认证。

3. 社会安全码()和税务要求(详情请见OIS网站上关于Taxes的信息)。

申请步骤
以下步骤均是一些最基本的流程,具体的细节和技巧会在”个人经验技巧”部分做详尽分析

1. 从公司得到Offer Letter(要按照上面的要求写出来)。

2. 到OIS领取CPT申请表(图2 – 图6),并把申请人部分(图5)填写好。

3. 找到一位系里的全职教员作为自己的CPT Supervisor。这里要说明的一点就是,这个教员基本上会是在系里管教学的Advisor,也就是学生在选课时候找的那位,去的时候记得带上聘用函和已把申请人部分填写好了的CPT申请表。在Advisor填表之前,申请人一定要问清楚系上对CPT的要求还有自己的其他疑问。最后Advisor会把CPT申请表中的教员填写部分(图6)填写完整并签上大名。

4. 这里要指出第一份文件(图1)中的一个不妥之处。第4条步骤要求填一个Online CPT Application,但是当我们登陆进去之后发现不是所有的Advisor都在列表上(举个例子,化工系的Dr. Shing就不在这个列表上);同时OIS需要的是Advisor的签名,也就是说完成第3条就足够了,第4条可以跳过。

5. 带上Offer Letter、全部填写完整的CPT表、学分减免表RCL(申请学分减免时才需要)、DEN申请表(DEN课程的学生才需要)到OHE106(这个只是Viterbi学院学生办理CPT的办公室,其他学院的学生请到各自学院办公室)找MAPP Advisor。

6. 到了OHE106后,先到前台登记一下,小秘的办事效率还是比较高的,十分钟之内就能安排申请人到MAPP Advisor办公室。MAPP Advisor 在看过所有申请材料并且复印之后,会让申请人填写一份CPT 的合同,合同的大概内容是申请人要遵守实习公司的规矩,如果遇到纠纷与学校无关之类的免责条款,同时也做出了如下规定:如果这次申请被拒,这个学期的CPT就不能再次申请,也就是说每个学期只有一次申请机会,并且在申请成功之后,不能再改变公司。在申请人填写完基本信息之后,MAPP Advisor 会在合同上给出 D-、签字、并写出需要注册的课程号,拿到之后就可以去注册课了。这里有两点需要特别说明:第一,在合同上会让申请人填写自己目前的GPA成绩(Viterbi学院要求学生的GPA成绩必须高于3.0才能申请CPT,见网站http://viterbi.usc.edu/students/phd/cpt.htm 第9条),这个地方一定要填自己的真实成绩,不能有任何的谎报行为,一旦被Advisor发现就会直接被拒;第二,注意自己需要注册的课程Section #,按照上面写的数字去选相对应的课程。

7. 再拿到D-clearance之后完成选课,然后登陆OASIS把选课成功的页面打印出来。

8. 带上全部填写完整的CPT表、学分减免表RCL(申请学分减免时才需要)、I-20复印件,选课成功的打印页面到OIS上交,这时候那里的工作人员会让申请人过大约4个工作日之后来OIS取一张很帅气并且比原来Admission I-20表多加上了一些内容的一张新的Employment I-20表。

9. 最后拿着新的 I-20表和SSN卡到公司报到,并完成一些公司方面的文书工作就能正式上班了。

个人经验技巧
1. 关于申请时间
OIS规定在申请CPT之前保持全职(Full-time)学生身份至少9个月,也就是从I 20表的规定入学时间算起的第9个月,正常来说会是第二个学期期末,因此在此之前不能进行申请,除了会被拒之外还有其他原因,下面举个例子进行说明。有一位很优秀的学长在刚刚来美国第一个学期,即五个月的时候就拿到了公司的offer,但是当他要办CPT的时候却被拒绝了,理由是未满足9个月的申请要求。当他回到公司把这个情况和公司说明之后,公司却认为他没有事先把情况弄清楚,觉得他办事不可靠普,最终不但取消了他的offer,即使他满足了9个月的要求再次去申请,公司也不再给他提供offer。综上所述,申请CPT不能操之过急,完全了解了自身的情况之后才申请,因为这个关系到个人的信誉度的问题。

2. 关于SSN
SSN对于申请有偿工作重要吗?答案几乎是肯定的。除了对诸如IT行业等对国际学生需求量巨大的行业会给实习生办SSN之外,几乎所有其他行业的公司由于不想去办繁琐的Paperwork,都希望领工资的实习生来之前都能有SSN以供报税。所以拿到SSN就成为了申请CPT的一个重要准备工作,我个人的经验是来到美国的第一个学期拼命在校内找工作,因为在校内拿SSN还是相对而言比较容易的,具体的找校内工作的方法可以参考CSSA主页上历届新生讲座的相关内容(CSSA主页链接:http://www-scf.usc.edu/~usccssa/);当找到校内工作之后可以选择一直工作下去,也可以在拿到SSN之后马上辞职,但是个人不推荐后者,因为这个也关乎到一个人的诚信度的问题。对于承诺办SSN的公司就简单很多了,只要拿到Offer之后到OIS办理就好。

3. 关于找校外工作
这个部分是CPT申请的重点。在开始找工作之前应该把Cover Letter 和 Resume准备好,个人觉得Cover Letter稍微重要一点,网上的牛人模板很多,但是刚刚开始还是自己写好一些,体会一下,也可以为以后的面试做准备。这两份文件可以在学校的Student Union 找到老师帮修改,也可以找一些有工作经验的校友修改。
找校外工作的途径主要有以下几个方面:
(1) 学校的求职信息网站,如USC的ConnectSC
在学校求职网站上的企业都经过了学校的资格认证,诚信度方面可以保证,并且招人的愿望也比较强烈。可以将Cover Letter 和 Resume上传到个人的主页上,然后寻找公司投简历。不过学校求职信息网站上除了部分华人企业之外,大多倾向于找美国人,在上面找到工作的难度较大。

(2) 校外的求职网站,包括专门的求职网站如Craglist与Monster,也包括公司的官方网站
专门的求职网站个人推荐Craglist,虽然上面的求职板块比较简陋,但是很多公司的一些小型部门,尤其是与销售有关的一些部门为了节省开支,不公开发广告,而在Craglist上面发帖招人,而且这些小部门也比较倾向于办SSN。但是上面鱼龙混杂,在作出决定之前务必将公司的信息掌握好,以免被骗。而公司的官方网站虽然靠普很多,但是竞争也激烈,投了将近一百家公司却只接到一两个回复而且全是拒信的情况不少。

(3) 熟人推荐
以上两个途径虽然直接,但是终究主要是为美国人服务的,作为来美留学的留学生,找工作方式还是以熟人推荐为主。进入实验室的同学可以用自己的勤奋和努力给导师留下很好的影响,由于很多导师在业界有着很好的声誉,所以能得到他们的推荐是很不错的。另外一个方面就是已经工作的校友或者同学的推荐,因此多参加一些工作讲座,多认识一些已经工作的学长们就成为了重要的一个环节,而不是一味的学习和玩乐。

(4) Career fair/Information Session
这些活动是找工作的关键,利用Career fair和Information Session获得公司相关信息,及和招聘人员面对面交流的机会,这是USC提供的最好的找工作资源,在参加完活动要及时通过Email/电话 follow up。

4 关于写Offer Letter
这里的技巧不多,主要是为了那些找了一份和自己工作不是很对口的同学提个醒,虽然绝大多数的Advisor都很好,但是也不排除有一两个检查Offer Letter比较严厉的老师,所以在公司给Offer Letter的时候,可以建议公司在职位描述上多向本专业靠拢,尽量找出申请职位和本专业的共同点。

5 关于校外工作和校内工作的关系
对于PHD的学生,他们基本上都会有TA /RA 或者奖学金之类的校内收入,所以申请校外工作就需要按照各自学院的要求进行(Viterbi学院要求见网站http://viterbi.usc.edu/students/phd/cpt.htm)。而对于有校内工作的非PHD学生,如在图书馆或者Bookstore工作的学生,根据OIS的 Advisor Rebecca Peterson 的解释,参加Partime Job的学生可以继续保持以往的校内工作,而参加Fulltime Job的学生则需要与各自的校内工作部门的Manager沟通,或者缩短校内工作时间,或者直接辞职。

写在最后
感谢各位学长学姐们为本文提供的宝贵建议。
以上均是我的一些个人经验,如有不妥欢迎指出,也希望更多有过以上经历的学长学姐们能够提出宝贵建议,为还在找工作的学弟学妹们提供指导。Fight On!

H. L.
2012/4/29